Сохраняй всю переписку по проекту.
Создай папки Входящие и Исходящие и выкладывай туда все сканы официальный писем и ключевые электронные письма. Вообще перед началом проектирования нужно создать структуру папок, в которую прописать Исходные данные, Переписка, Оборудования, Проект и т.д.
Но самое главное – это переписка с Заказчиком. Все важные письма должны быть под рукой и мгновенно предоставляться начальнику при запросе. Обычно в конце проекта между заказчиком и проектировщиком есть разногласия и начинаются выяснения – “кто прав,
а кто нет”. Все чем может прикрываться проектировщик – это ТЗ на проектирование, нормы и письма от самого Заказчика. Если писем нет или они “потерялись” внутри твоего электронного ящика, то угадай, кто будет главным “нехорошим человеком”? Сейчас в
почтовиках можно настроить папки Входящие и Исходящие по конкретному проекту и закидывать туда электронные письма от заказчика и его подрядчиков. Это позволяет быстро вести дела потому, что таких писем могут быть сотни. Но сканы официальных писем
все равно необходимо сохранять!
Грамотно отвечай на замечания.
При ответе на замечания нужно обязательно ссылаться на страницу/лист проекта, на нормы, на ТЗ или письма самого заказчика. Все остальное вряд ли сработает. В таблице с ответами на замечания должен быть отражен Результат – Принимается/Не принимается. Если
замечание принимается, то лучше всего указать, когда оно будет исправлено. Умение решать вопросы с Заказчиком — очень полезное свойство проектировщика. Оно высоко ценится руководством.
Ищи контакт со специалистами заказчика.
Если хочешь упростить себе жизнь и ускорить согласование проекта, то прежде всего ты должен правильно общаться с Заказчиком и его смежниками. Есть два уровня взаимодействия с Заказчиком по вопросам проектирования – официальный и личный. Они не исключают,
а наоборот дополняют друг друга. Официальный уровень – это официальная переписка. Здесь ты запрашиваешь исходные данные, направляешь свои вопросы, отвечаешь на замечания и просите согласовать технические решения к такому-то числу и т.д. Некоторые
компании, особенно большие уважаемые проектные институты, решают все вопросы исключительно с помощью официального уровня. Получается этакая гаубичная дуэль, когда проектировщик, прикрываясь подписью своего директора, ведет огонь навесными по окопам
Заказчика, не видя и не слыша его лично. Специалист Заказчика огрызается в ответ, считая, что с той стороны враг и отступить хоть на шаг от своих замечаний, значит позорно проиграть. Делает он это также через своего начальника или директора, чтобы
усилить эффект. Я был свидетелем многомесячных (!) официальных переписок, без личного контакта между техническими специалистами и без… нужного результата! А требуемым результат – это согласованный проект, причем нужен этот результат обеим сторонам.
Решение этой проблемы – перейти на личный уровень общения и максимально его развивать. Личный уровень – это способы наладить неформальные отношения с лицом, принимающим решение (ЛПР) по вашему проекту. При этом не обязательно знакомиться с боссами
Заказчика и заручаться их поддержкой. Это скорее даже навредит делу потому, что никто не любит, когда его собеседник использует административный ресурс. Для наведения “мостов” с ЛПР (обычно это технический специалист среднего звена) нужно сделать
следующие шаги: — Узнать кто именно будет проверять и выдавать замечания по твоему разделу — Познакомиться с этим человеком. Лучше всего лично, если лично не получается, то хотя бы по телефону. Не нужно скрываться до последнего момента и выпрыгивать
как черт из табакерки с готовым проектом, надеясь на элемент неожиданности. Неожиданностью скорее всего станет для вас перечень замечаний, полученный от ЛПР. Удобнее всего познакомиться с техническими спецами при предпроектном обследовании. — Узнать
есть ли у него какие-либо особые пожелания по проекту? Это полезно не только для установления личного контакта, но и для самого проектирования потому, что ЛПР обычно знает подробности и тонкости по своему объекту. Особенно если дело касается реконструкции
существующего объекта. Даже если особых требований у ЛПР нет, ему будет приятно, что его мнение учитывается. — Сразу после разработки общих технический решений (обычно, для РЗА, это Схема размещения защиты по ТТ и ТН) направить эти данные на рассмотрение
и согласование. Направлять можно официальной перепиской, но предварительно позвонить человеку и предупредить его об этом. Вообще нужно взять за правило согласовывать все базовые решения с ЛПР. Это сильно сократит время на выполнения проекта потому,
что потом придётся меньше исправлять. — Эффективнее всего лично обсудить замечания по проекту с ЛПР. Переписка – это долгий и неудобный путь. Помни, твоя задача – согласовать проект, а не показать какой ты умный. Вот, пожалуй, и все. Если ты хороший
технический специалист и при этом следуешь этим 7 правилам, то, в нормальной компании, карьерный рост будет делом времени.
В начало статьи